Lázara Paes Leme 
Complexo de eventos do Expo D.Pedro/Divulgação
Tecnologia amplia a agilidade no planejamento de eventos como feiras de negócios, congressos e exposições; em Campinas, Expo D. Pedro observa mudanças na demanda e nos processos de produção
A inteligência artificial está transformando a rotina do mercado de eventos, desde o planejamento até a entrega final ao público. Ferramentas que ajudam a organizar planilhas, analisar custos, pesquisar fornecedores e desenvolver projetos visuais vêm reduzindo o tempo dedicado a etapas operacionais e permitindo que organizadores trabalhem com prazos mais curtos. A mudança ganha relevância em um setor no qual a disponibilidade de espaços, a contratação de serviços e a logística de montagem exigem coordenação entre diferentes profissionais.
Em Campinas, o Expo D. Pedro observa os reflexos dessa transformação na procura por datas e na preparação dos eventos. Segundo a superintendente do complexo, Marceli Oliveira, houve crescimento de 20% na demanda por eventos com prazos mais curtos, indicador que aponta para uma mudança no comportamento dos organizadores. Em determinadas produções, etapas de planejamento que anteriormente poderiam exigir cerca de 45 dias passaram a ser estruturadas em aproximadamente duas semanas, dependendo do formato, da complexidade e das condições de execução. “Tem clientes que já chegam perguntando sobre a agenda com possibilidade de realizar o evento em 15 dias, com o check-list bastante organizado. Dependendo do estilo e do formato, conseguimos viabilizar”, afirma Marceli.
A maior agilidade não significa, porém, que qualquer evento possa ser organizado nesse intervalo. Feiras B2B, exposições de grande porte e encontros que exigem estruturas específicas continuam dependendo de fatores como disponibilidade de fornecedores, projetos técnicos, autorizações, montagem de estandes e planejamento do fluxo de visitantes. Nesses casos, a inteligência artificial contribui principalmente para antecipar análises, comparar alternativas e identificar possíveis gargalos.
Na prática, as ferramentas vêm sendo utilizadas para acelerar tarefas repetitivas e apoiar decisões que antes demandavam mais tempo das equipes. A análise de orçamentos, a organização de informações sobre fornecedores e a elaboração de cenários operacionais são exemplos de atividades que podem ganhar eficiência com o uso da tecnologia. A consulta a normas e exigências técnicas também pode ser facilitada, embora a conferência das informações e a validação por profissionais responsáveis continuem indispensáveis.
Para centros de exposições e organizadores, essa transformação também reforça a importância de contar com infraestrutura capaz de responder a diferentes necessidades. A versatilidade dos espaços, a facilidade de circulação, a logística de carga e descarga e a integração entre áreas destinadas a feiras, congressos e encontros corporativos continuam sendo fatores determinantes para a viabilidade dos projetos.
A inteligência artificial também começa a influenciar a dimensão criativa dos eventos. Recursos digitais permitem desenvolver propostas de cenografia, testar composições visuais e simular ambientes antes do início da montagem física. Com isso, organizadores e promotores conseguem avaliar possibilidades de ocupação dos espaços, ajustar soluções e antecipar decisões relacionadas à experiência do visitante. “Conseguimos visualizar a operação de forma completa antes da montagem física começar. Isso traz uma segurança enorme para o promotor do evento e para o complexo, pois antecipamos gargalos e refinamos a experiência do visitante”, destaca Marceli.
O avanço dessas ferramentas amplia as possibilidades de personalização, especialmente em feiras de negócios, exposições e eventos corporativos que precisam conciliar objetivos comerciais, circulação de público e experiências de relacionamento. A tecnologia permite testar alternativas com mais rapidez, mas sua aplicação depende de conhecimento técnico e da compreensão das particularidades de cada evento.
Tecnologia amplia eficiência, mas não substitui experiência humana
Apesar dos ganhos operacionais, a produção de eventos continua dependendo de profissionais capazes de interpretar necessidades, administrar imprevistos e construir experiências relevantes para participantes e expositores. A tecnologia pode apoiar a organização, mas decisões sobre segurança, atendimento, relacionamento e execução permanecem vinculadas à atuação das equipes. “A tecnologia soma e potencializa o que fazemos, mas o setor de eventos é, essencialmente, sobre pessoas. O acolhimento e o atendimento humanizado são insubstituíveis, pois as experiências precisam ser reais e verdadeiras para que façam sentido para quem nos visita”, afirma Marceli Oliveira.
O uso crescente da inteligência artificial também exige atualização profissional. Organizadores, produtores e equipes operacionais precisam desenvolver competências para utilizar ferramentas digitais, interpretar os resultados apresentados e avaliar sua aplicação em situações reais.
Nesse cenário, a transformação do setor não está apenas na redução de prazos, mas na possibilidade de combinar planejamento, tecnologia e conhecimento humano. Para um mercado que reúne desde encontros corporativos até feiras e exposições de grande porte, a capacidade de adaptação tende a ganhar importância na competitividade e na qualidade das entregas.
